1. Tunnistetaan toistuva työ
Käydään läpi työvaihe, käytössä olevat järjestelmät ja siihen kuluva aika.
YRITYKSILLE · TURUN SEUTU
Vähemmän toistuvaa työtä. Enemmän aikaa.
Valitaan yksi toistuva työvaihe, selvitetään siihen kuluva aika ja arvioidaan, mitä siitä kannattaa automatisoida. Ennen toteutusta sovitaan rajaus, hinta ja tapa, jolla hyötyä seurataan.
Palvelut käynnistyvät alkuvuonna 2027Voit jättää ennakkopyynnön jo nyt.
Alkaen-hinnan esimerkki: yhden lomakepyynnön tietojen välittäminen sähköpostiin olemassa olevilla työkaluilla. Työn rajaus ja mahdolliset palvelukulut sovitaan etukäteen.
Asiakaspalautteeseen perustuva työesimerkki
Yhteydenotot ja sähköpostirutiinit sujuvammiksi
Juhan, Turun seudulla toimivan LVI-alan yrittäjän, palaute ajalta ennen Digisalosen käynnistymistä.
Lähtötilanne: Yhteydenotot ja sähköpostirutiinit veivät aikaa asiakastyöltä.
Toteutus: Yhteydenottojen käsittely ja sähköpostirutiinit automatisoitiin.
Lopputulos: Juhan mukaan asiakastyöhön vapautui useita tunteja viikossa.
Mitä saat
- Selkeän rajauksen yhdelle työvaiheelle
- Sovitun automaation tai sujuvamman työnkulun
- Testauksen, käyttöohjeen ja tiedon siitä, mitä tarkistat jatkossa itse
Toistuvasta työstä toimivaksi ratkaisuksi
2. Rajataan automatisoitava vaihe
Erotetaan automatisoitava osa niistä kohdista, joissa tarvitaan ihmisen päätöstä. Samalla tarkistetaan käyttöoikeudet ja tietojen käsittely.
3. Arvioidaan hyöty ja hinta
Määritetään työn rajaus ja arvioidaan tavoiteltava ajansäästö sekä hinta. Toteutuksesta sovitaan vasta tämän jälkeen.
4. Toteutetaan ja testataan
Rakennetaan sovittu ratkaisu, tarkistetaan tulokset ja käydään läpi, mitä automaatio tekee ja mitä tarkistat itse.
Mitä automaatio voisi hoitaa puolestasi?
Aloitetaan yhdestä arjen kohdasta, joka vie aikaa, keskeyttää työn tai jää helposti muistamisen varaan.
Tarjouspyyntövahti
Uusi tarjouspyyntö tai tärkeä yhteydenotto nostetaan heti esiin, jotta mahdollinen kauppa ei jää huomaamatta.
Tärkeät viestit esiin
Asiakasviestit, tilaukset tai muut tärkeät yhteydenotot voidaan nostaa automaattisesti näkyviin.
Päivän työlista valmiiksi
Päivän tapaamiset, avoimet asiat ja tärkeät tehtävät voidaan koota yhteen selkeään näkymään.
Jatkotoimien muistutukset
Jos tarjous tai sovittu asia odottaa jatkotoimenpidettä, saat muistutuksen oikeaan aikaan.
Viikko- tai kuukausikooste
Toistuvista tapahtumista ja seurattavista asioista voidaan muodostaa automaattinen, helposti luettava yhteenveto.
Muutosvahti
Muutosvahti seuraa esimerkiksi hinnastoa, saatavuutta tai muuta tärkeää tietoa ja ilmoittaa, kun jokin muuttuu olennaisesti.
Kerro, mikä asia vie yrityksessäsi aikaa tai unohtuu helposti. Arvioin, mikä osa siitä kannattaa automatisoida ja millä laajuudella.
Usein kysyttyä
Kenelle palvelu sopii?
Yrityksille, joissa sama tieto, viesti tai työvaihe siirtyy toistuvasti käsin järjestelmästä tai ihmiseltä toiselle.
Voiko aloittaa pienestä?
Kyllä. Yhdestä toistuvasta työvaiheesta on hyvä aloittaa: hyötyä voi mitata ja riskit voidaan pitää rajattuina.
Miten työ aloitetaan?
Aloitetaan maksuttomalla alkukartoituksella: valitaan yksi työvaihe, arvioidaan nykyinen ajankäyttö ja sovitaan järkevä seuraava askel.
Minkä työvaiheen teet yhä uudelleen?
Kerro, mitä teet, kuinka usein työ toistuu ja mitä ohjelmistoja käytät. Maksuttomassa alkukartoituksessa rajataan yksi kohta ja arvioidaan hyöty, toteutustapa ja hinta ennen päätöstä.